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Notice of Privacy Practices

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY

Scope

This notice applies to Cunningham Clinic LLC and to all of its personnel, including nurse practitioners, nurses, medical assistants, and administrative staff. Cunningham Clinic is required by law to protect your health information and to abide by the terms of this notice.

This notice governs patient records. It does not govern purchases from cunninghamclinicstore.com; store transaction data is governed by the website Privacy Policy.

Uses and disclosures permitted without your authorization

Federal law permits the following uses and disclosures without your authorization.

Treatment

To provide your care and to coordinate it with others involved in that care. For example, prescriptions and the associated clinical information are transmitted to a compounding pharmacy so that it may prepare your medication; specimens and orders are transmitted to a laboratory.

Payment

To obtain payment for services provided. Cunningham Clinic is a cash-pay practice and does not bill health insurance. For example, your name, the services rendered, and your payment card information are used to process payment and issue a receipt. Documentation for your own submission of a claim will be prepared on request; Cunningham Clinic does not submit claims on your behalf.

Health care operations

To operate the practice and maintain quality of care. For example, charts may be reviewed to confirm adherence to treatment protocols, and information may be used for staff training, provider evaluation, and service planning.

Other permitted or required disclosures

Federal or state law permits or requires disclosure in the following circumstances. In most cases only the minimum necessary information is disclosed.

  • As required by law, where a federal, state, or local law compels disclosure.
  • Public health and safety, including disease prevention and control, vital statistics, adverse event and product problem reporting, recalls, and notification of persons exposed to a communicable disease.
  • Reports of suspected abuse, neglect, or domestic violence to the authorities designated by law.
  • Health oversight activities, including audits, investigations, inspections, and licensure — among them the Colorado Board of Nursing.
  • Judicial and administrative proceedings, in response to a court or administrative order and, in defined circumstances, to a subpoena, discovery request, or other lawful process.
  • Law enforcement, for limited purposes including response to a court order or warrant, identification or location of a suspect or missing person, and reporting a crime on the premises.
  • Coroners, medical examiners, and funeral directors, in the performance of their duties.
  • Organ and tissue procurement and transplantation organizations.
  • Research approved by an institutional review board or privacy board.
  • To avert a serious and imminent threat to the health or safety of you or another person.
  • Specialized government functions, including military and veterans activities, national security and intelligence, protective services, and correctional institutions.
  • Workers’ compensation, as required by applicable law.
  • Persons involved in your care. Unless you object, information may be shared with a family member, friend, or other person involved in your care or payment for it, including notification of your location or general condition. If you are not present or are unable to agree or object, professional judgment will be used to determine whether disclosure is in your best interest.
  • Disaster relief organizations, for purposes of family notification.
  • Appointment reminders and communications regarding treatment alternatives and health-related benefits and services.

Where Colorado law or another federal law affords greater protection than HIPAA, the more protective law is followed.

Uses and disclosures requiring your written authorization

The following require your written authorization.

  • Marketing. Your name, image, words, or health information will not be used in advertising or marketing without written authorization. This includes testimonials, patient stories, before-and-after photographs, and republication of reviews you have written, including reviews you posted publicly on Google or elsewhere. Public posting of a review does not constitute authorization to republish it.
  • Sale of protected health information. Cunningham Clinic does not sell health information.
  • Psychotherapy notes, except as otherwise permitted by law.
  • Any other use or disclosure not described in this notice.

An authorization may be revoked in writing at any time. Revocation applies prospectively and does not affect uses or disclosures already made in reliance on it.

Your rights

To exercise any of the following rights, contact the Privacy Officer identified at the end of this notice.

Access to your records

You may inspect or obtain a copy of your medical and billing records. A copy or summary will be provided, ordinarily within 30 days. A reasonable, cost-based fee may apply to copies. Electronic records will be provided in the form and format requested if readily producible. Colorado law prohibits a fee for inspection.

Amendment

You may request correction of information you believe to be inaccurate or incomplete. A denial will be provided in writing within 60 days, and you may submit a statement of disagreement to be retained with your record.

Restriction

You may request a restriction on uses or disclosures for treatment, payment, or health care operations. Cunningham Clinic is not required to agree and may decline where a restriction would affect your care.

One restriction must be granted: where you pay for an item or service in full out of pocket, you may require that the associated information not be disclosed to a health plan for payment or operations purposes. This applies notwithstanding that Cunningham Clinic does not bill insurance.

Confidential communications

You may request communication at a specified telephone number or address, or by a specified method. Reasonable requests will be accommodated.

Accounting of disclosures

You may request an accounting of disclosures made in the six years preceding the request. The accounting excludes disclosures for treatment, payment, and operations, disclosures you authorized, and other categories excluded by law. One accounting will be provided without charge in any 12-month period; a reasonable, cost-based fee may apply to additional requests.

Paper copy of this notice

You may request a paper copy at any time, including where you have agreed to receive the notice electronically.

Personal representatives

A person holding medical power of attorney or serving as your legal guardian may exercise your rights on your behalf. Authority will be verified before any such request is honored.

Complaints

You may file a complaint if you believe your privacy rights have been violated. See below.

Our responsibilities

  • To maintain the privacy and security of your health information as required by law.
  • To provide this notice of our legal duties and privacy practices.
  • To notify you promptly following a breach that may have compromised the privacy or security of your information.
  • To abide by the terms of the notice currently in effect.
  • To make no use or disclosure other than as described in this notice without your written authorization, which you may revoke in writing at any time.

Changes to this notice

Cunningham Clinic reserves the right to change the terms of this notice and to make the revised notice effective for all information it maintains, including information created or received before the change. The current notice is available on request, in the office, and at cunninghamclinic.com, and displays its effective date.

Complaints

Complaints may be filed with Cunningham Clinic or with the federal government. No retaliation will be taken, and filing a complaint will not affect your care.

Questions

Direct any questions regarding this notice or the handling of your health information to the Privacy Officer, Steve Cunningham, at 720-650-4660.

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE USARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. REVÍSELO CUIDADOSAMENTE.

Alcance

Este aviso se aplica a Cunningham Clinic LLC y a todo su personal, incluidos enfermeros de práctica avanzada, enfermeros, asistentes médicos y personal administrativo. La ley exige que Cunningham Clinic proteja su información de salud y cumpla los términos de este aviso.

Este aviso rige los expedientes de pacientes. No rige las compras realizadas en cunninghamclinicstore.com; los datos de esas transacciones se rigen por la Política de Privacidad del sitio web.

Usos y divulgaciones permitidos sin su autorización

La ley federal permite los siguientes usos y divulgaciones sin su autorización.

Tratamiento

Para brindar su atención médica y coordinarla con otras personas que participan en ella. Por ejemplo, las recetas y la información clínica correspondiente se transmiten a una farmacia de compuestos para que prepare su medicamento; las muestras y las órdenes se transmiten a un laboratorio.

Pago

Para obtener el pago de los servicios prestados. Cunningham Clinic es una práctica de pago en efectivo y no factura a seguros de salud. Por ejemplo, su nombre, los servicios prestados y los datos de su tarjeta de pago se usan para procesar el pago y emitir un recibo. A solicitud, se prepara documentación para que usted presente su propia reclamación; Cunningham Clinic no presenta reclamaciones en su nombre.

Operaciones de atención médica

Para operar la práctica y mantener la calidad de la atención. Por ejemplo, los expedientes pueden revisarse para confirmar el cumplimiento de los protocolos de tratamiento, y la información puede usarse para capacitación del personal, evaluación de profesionales y planificación de servicios.

Otras divulgaciones permitidas o exigidas

La ley federal o estatal permite o exige la divulgación en las siguientes circunstancias. En la mayoría de los casos se divulga únicamente la información mínima necesaria.

  • Cuando lo exige la ley federal, estatal o local.
  • Salud pública y seguridad, incluidas la prevención y el control de enfermedades, las estadísticas vitales, el reporte de eventos adversos y problemas con productos, los retiros de productos y la notificación a personas expuestas a una enfermedad transmisible.
  • Reportes de sospecha de abuso, negligencia o violencia doméstica a las autoridades designadas por la ley.
  • Actividades de supervisión sanitaria, incluidas auditorías, investigaciones, inspecciones y licenciamiento — entre ellas la Junta de Enfermería de Colorado.
  • Procedimientos judiciales y administrativos, en respuesta a una orden judicial o administrativa y, en circunstancias definidas, a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal.
  • Autoridades policiales, para fines limitados que incluyen la respuesta a una orden judicial u orden de registro, la identificación o localización de un sospechoso o una persona desaparecida, y el reporte de un delito cometido en las instalaciones.
  • Forenses, médicos examinadores y directores de funerarias, en el ejercicio de sus funciones.
  • Organizaciones de obtención y trasplante de órganos y tejidos.
  • Investigación aprobada por una junta de revisión institucional o junta de privacidad.
  • Para evitar una amenaza grave e inminente a su salud o seguridad o a la de otra persona.
  • Funciones gubernamentales especializadas, incluidas actividades militares y de veteranos, seguridad nacional e inteligencia, servicios de protección e instituciones correccionales.
  • Compensación laboral, conforme a la ley aplicable.
  • Personas que participan en su atención. Salvo que usted se oponga, la información puede compartirse con un familiar, amigo u otra persona que participe en su atención o en el pago de ella, incluida la notificación de su ubicación o estado general. Si usted no está presente o no puede aceptar u oponerse, se usará el criterio profesional para determinar si la divulgación es en su mejor interés.
  • Organizaciones de auxilio en casos de desastre, para la notificación a familiares.
  • Recordatorios de citas y comunicaciones sobre alternativas de tratamiento y beneficios y servicios relacionados con la salud.

Cuando la ley de Colorado u otra ley federal otorgue mayor protección que HIPAA, se aplica la ley más protectora.

Usos y divulgaciones que requieren su autorización escrita

Los siguientes requieren su autorización escrita.

  • Mercadotecnia. Su nombre, imagen, palabras o información de salud no se usarán en publicidad ni mercadotecnia sin autorización escrita. Esto incluye testimonios, relatos de pacientes, fotografías de antes y después, y la republicación de reseñas escritas por usted, incluidas las publicadas por usted en Google u otro sitio. La publicación pública de una reseña no constituye autorización para republicarla.
  • Venta de información de salud protegida. Cunningham Clinic no vende información de salud.
  • Notas de psicoterapia, salvo lo permitido por la ley.
  • Cualquier otro uso o divulgación no descrito en este aviso.

Una autorización puede revocarse por escrito en cualquier momento. La revocación se aplica de manera prospectiva y no afecta los usos o divulgaciones ya realizados con base en ella.

Sus derechos

Para ejercer cualquiera de los siguientes derechos, comuníquese con el Oficial de Privacidad indicado al final de este aviso.

Acceso a sus expedientes

Usted puede inspeccionar u obtener una copia de sus expedientes médicos y de facturación. Se proporcionará una copia o un resumen, ordinariamente dentro de 30 días. Puede aplicarse una tarifa razonable basada en el costo de las copias. Los expedientes electrónicos se proporcionarán en el formato solicitado si es factible producirlos así. La ley de Colorado prohíbe cobrar una tarifa por la inspección.

Enmienda

Usted puede solicitar la corrección de información que considere inexacta o incompleta. Toda negativa se le entregará por escrito dentro de 60 días, y usted podrá presentar una declaración de desacuerdo que se conservará con su expediente.

Restricción

Usted puede solicitar una restricción sobre los usos o divulgaciones para tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Cunningham Clinic no está obligada a aceptarla y puede rechazarla cuando la restricción afecte su atención.

Una restricción debe concederse: cuando usted paga en su totalidad y de su propio bolsillo un artículo o servicio, puede exigir que la información correspondiente no se divulgue a un plan de salud para fines de pago u operaciones. Esto aplica aunque Cunningham Clinic no facture a seguros.

Comunicaciones confidenciales

Usted puede solicitar que se le contacte en un número de teléfono o dirección específicos, o por un medio determinado. Las solicitudes razonables serán atendidas.

Registro de divulgaciones

Usted puede solicitar un registro de las divulgaciones realizadas en los seis años anteriores a la solicitud. El registro excluye las divulgaciones para tratamiento, pago y operaciones, las que usted autorizó y otras categorías excluidas por la ley. Se proporcionará un registro sin cargo cada 12 meses; puede aplicarse una tarifa razonable basada en el costo para solicitudes adicionales.

Copia impresa de este aviso

Usted puede solicitar una copia impresa en cualquier momento, incluso si aceptó recibir el aviso electrónicamente.

Representantes personales

Una persona con poder notarial médico o que sea su tutor legal puede ejercer sus derechos en su nombre. Se verificará su autoridad antes de atender cualquier solicitud.

Quejas

Usted puede presentar una queja si considera que sus derechos de privacidad han sido violados. Véase más adelante.

Nuestras responsabilidades

  • Mantener la privacidad y la seguridad de su información de salud conforme a la ley.
  • Proporcionar este aviso de nuestros deberes legales y prácticas de privacidad.
  • Notificarle sin demora tras una violación de seguridad que pueda haber comprometido la privacidad o la seguridad de su información.
  • Cumplir los términos del aviso vigente.
  • No realizar ningún uso ni divulgación distintos de los descritos en este aviso sin su autorización escrita, la cual usted puede revocar por escrito en cualquier momento.

Cambios a este aviso

Cunningham Clinic se reserva el derecho de modificar los términos de este aviso y de aplicar el aviso modificado a toda la información que mantiene, incluida la creada o recibida antes del cambio. El aviso vigente está disponible a solicitud, en la oficina y en cunninghamclinic.com, e indica su fecha de vigencia.

Quejas

Las quejas pueden presentarse ante Cunningham Clinic o ante el gobierno federal. No se tomará ninguna represalia y la presentación de una queja no afectará su atención médica.

Preguntas

Dirija cualquier pregunta sobre este aviso o sobre el manejo de su información de salud al Oficial de Privacidad, Steve Cunningham, al 720-650-4660.